Tout savoir pour créer, envoyer et retrouver vos certificats

S'inscrire

1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Commencer gratuitement (ou ouvrez directement la page d'inscription).
2. Remplissez le formulaire : nom de votre organisation, email, mot de passe, prénom, nom et téléphone.
3. Cochez J'accepte la politique de confidentialité, puis cliquez sur Créer mon compte.
4. Ouvrez votre boîte email : vous y trouverez un message de bienvenue avec un lien de validation. Cliquez dessus pour activer votre compte.

Nom de l'organisation*

Le nom de votre structure (ex. « Centre de Formation Démo »). Il est enregistré en majuscules et peut apparaître sur vos certificats. Vous pourrez le modifier plus tard.

Email*

Il sert d'identifiant pour vous connecter. Choisissez une adresse que vous consultez réellement.

Mot de passe*

8 caractères minimum. L'icône en forme d'œil permet d'afficher ce que vous tapez pour éviter les fautes de frappe.

Prénom et nom*

Les vôtres, en tant que responsable du compte.

Téléphone*

Avec l'indicatif du pays, par exemple +229 01 00 00 01.

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Se connecter

1. Cliquez sur Connexion en haut de la page d'accueil.
2. Saisissez votre email et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
3. Vous arrivez sur votre tableau de bord, avec le message « Connexion réussie. Bienvenue ! ».

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Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Indiquez votre email et validez : un lien de réinitialisation vous est envoyé.
3. Ouvrez ce lien dans les 30 minutes, choisissez un nouveau mot de passe et confirmez-le.

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Les quatre compteurs

• Participants : le nombre de personnes différentes ayant déjà reçu un certificat de votre organisation.
• Templates actifs : vos modèles de certificat disponibles.
• Certificats générés : le total des certificats produits.
• Emails envoyés : les certificats livrés avec succès (envoyés par email ou générés en PDF).

En dessous, le tableau Certificats récents liste les 10 derniers certificats. L'icône en forme d'œil affiche le certificat ; le bouton Envoyer envoie par email un certificat qui a seulement été généré.

Le menu de gauche

Campagnes

Créer, lancer et suivre vos envois groupés (étape 09).

Certificats

Retrouver, filtrer, renvoyer ou régénérer chaque certificat (étape 10).

Crédits

Voir votre solde et le recharger (étape 08).

Équipe

Inviter des collègues et voir les membres (étape 11).

Organisation

Logo, signataires et textes par défaut de vos certificats (étape 04). Visible uniquement par l'administrateur.

Galerie templates / Mes templates

Parcourir et gérer vos modèles de certificat (étape 05).

Config Email

Réglages de la boîte email d'envoi (étape 07).

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Renseigner les informations

1. Dans le menu, cliquez sur Organisation.
2. Vérifiez le nom de l'organisation.
3. Cliquez sur le carré Logo de l'organisation pour choisir votre logo (PNG ou JPG, idéalement 400 × 200 pixels).
4. Ajoutez vos signataires avec Ajouter un signataire : nom complet, titre ou fonction, et image de la signature.
5. Cliquez sur Enregistrer le profil. L'encadré Aperçu du certificat montre le résultat.

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Option A - Partir d'un design moderne (recommandé)

1. Menu Mes templates puis Ajouter un template.
2. Cliquez sur Partir d'un design moderne.
3. Dans la colonne Choisir un design, cliquez sur le style qui vous plaît (Prestige Doré, Teal & Soleil, Minimaliste Sombre…).
4. Dans Personnaliser, donnez un nom au template puis adaptez les textes : titres, corps du texte, lieu, date, signataires, éléments à afficher (sceau, logo, QR code…).
5. Observez l'Aperçu en direct : « Prénom Nom » sera remplacé par le nom de chaque participant. Vous pouvez cliquer sur un élément de l'aperçu pour le déplacer ou l'agrandir.
6. Cliquez sur Enregistrer le template en bas du formulaire.

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Option B - Importer votre propre image

Si vous avez déjà un certificat conçu par un graphiste (sans les noms), importez-le comme image de fond.

1. Cliquez sur Importer une image, donnez un nom au template et choisissez l'image (PNG, JPG, WEBP ou GIF, au format A4 paysage de préférence).
2. Dans l'aperçu, faites glisser les marqueurs pour placer le nom du participant (point vert) et le QR code (point orange). Vous pouvez aussi saisir les positions en millimètres.
3. Réglez la taille, la couleur et la police du nom, puis cliquez sur Enregistrer le template.

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Retrouver et gérer vos templates

Galerie templates affiche vos modèles sous forme de vignettes, avec les boutons Prévisualiser et Lancer une campagne. L'administrateur y voit aussi, regroupés par personne, les templates créés par ses invités.

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Mes templates liste les modèles que vous avez créés, pour les modifier, les dupliquer ou les supprimer. L'étiquette Liste associée indique qu'une liste de participants est déjà rattachée au modèle.

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Le format attendu

Le fichier (.xlsx ou .csv) doit contenir exactement ces 4 colonnes, avec ces noms en première ligne :

fullname

Le nom complet tel qu'il doit apparaître sur le certificat. Vérifiez l'orthographe et les accents : c'est ce texte qui sera imprimé.

mail

L'adresse email du participant : le certificat y sera envoyé, et c'est avec elle qu'il pourra se connecter à son espace.

organization

La structure du participant (entreprise, école…). Affichée sur la page de vérification.

phone

Le numéro de téléphone du participant.

Où importer la liste ?

La liste est rattachée à un template. Vous pouvez l'importer à deux endroits : dans le formulaire du template (champ Fichier Excel ou CSV des participants), ou directement lors de la création de la campagne (étape 09). Importer une nouvelle liste remplace l'ancienne pour ce template.

Deux possibilités

• Email géré e-Certif (option payante mensuelle) : aucune configuration, nous envoyons pour vous depuis une infrastructure reconnue par les filtres anti-spam. Cliquez sur Activer dans le premier encadré.
• Votre propre boîte email (gratuit) : cliquez sur Config SMTP personnalisée et suivez les étapes ci-dessous.

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Remplir une configuration SMTP

Nom de la configuration*

Un nom pour vous y retrouver, ex. « SMTP Centre de formation ».

Serveur SMTP et port*

Fournis par votre messagerie. Exemples : Gmail smtp.gmail.com port 587 ; Outlook / Microsoft 365 smtp.office365.com port 587. Pour un email professionnel, demandez-les à votre hébergeur.

Utilisateur SMTP*

En général, votre adresse email complète.

Mot de passe SMTP*

Le mot de passe de la boîte email. Il est enregistré chiffré. Avec Gmail, utilisez un mot de passe d'application (voir l'astuce ci-dessous).

Nom de l'expéditeur

Le nom affiché dans la boîte du participant, ex. « Centre de Formation Démo ».

Objet de l'email

Le titre du message. {name} est remplacé par le nom du participant.

Corps du message

Le texte de l'email. Vous pouvez y insérer {name} (nom), {code} (code du certificat) et {link} (lien de vérification).

1. Remplissez les champs, puis cliquez sur Tester la connexion : un message vert confirme que tout fonctionne.
2. Cliquez sur Enregistrer.

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Recharger

1. Cliquez sur Crédits dans le menu. Le bandeau bleu affiche votre solde actuel.
2. Indiquez le nombre de certificats que vous voulez émettre (avec les boutons + / −, les raccourcis 10, 20, 50… ou en tapant le nombre). Le prix unitaire baisse automatiquement avec le volume.
3. Vérifiez le total à droite, puis cliquez sur Payer et réglez par Mobile Money ou carte bancaire.
4. Les crédits sont ajoutés à votre solde dès la confirmation du paiement. Le paiement apparaît dans l'Historique des paiements.

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Créer la campagne

1. Menu Campagnes puis Nouvelle campagne.
2. Donnez un nom à la campagne (ex. « Formation Lorem Ipsum - Octobre 2026 ») : il vous sert à la retrouver.
3. Choisissez la configuration email créée à l'étape 07.
4. Laissez cochée la case Envoyer les certificats par email aux participants. Décochez-la si vous voulez seulement produire les PDF (pour les imprimer ou les distribuer vous-même).
5. Cliquez sur le template à utiliser : il s'entoure de bleu. L'étiquette Liste associée confirme qu'il a déjà une liste de participants.
6. Si besoin, importez ou remplacez la liste de participants dans la dernière section.
7. Cliquez sur Créer la campagne. Elle est enregistrée en Brouillon : rien n'est encore envoyé.

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Lancer l'envoi

1. Dans la liste des campagnes, cliquez sur le bouton vert Lancer de la campagne en brouillon.
2. Une fenêtre de confirmation rappelle ce qui va se passer. Cliquez sur Lancer pour confirmer.
3. Une barre de progression s'affiche. Ne fermez pas la fenêtre : la progression se met à jour toute seule. Comptez quelques secondes par certificat.
4. À la fin, un message indique le nombre de certificats envoyés et d'éventuels échecs.

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Les statuts d'une campagne

L'étiquette PDF seul signale une campagne lancée sans envoi d'email.

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Rechercher et filtrer

Tapez un nom, un email, une organisation ou un code dans la barre de recherche, choisissez éventuellement un statut, puis cliquez sur Chercher.

Actions disponibles

• Aperçu (icône œil) : ouvre le PDF du certificat.
• Envoyer / Renvoyer : (re)envoie le certificat par email, par exemple si le participant ne l'a pas reçu.
• Cochez plusieurs lignes pour Envoyer la sélection en une fois.
• Régénérer la sélection : refait les PDF avec la dernière version du template (utile après avoir corrigé une faute ou changé une signature).

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Envoyer une invitation

1. Menu Équipe puis Inviter un membre (en haut à droite).
2. Saisissez l'email de la personne et cliquez sur Envoyer par email : elle reçoit un message avec le lien d'inscription.
3. Vous préférez partager le lien vous-même (WhatsApp, SMS…) ? Laissez le champ vide et cliquez sur Générer le lien, puis copiez-le.

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Suivre les membres et les invitations

À gauche, les membres de l'organisation et leur rôle (Administrateur ou Membre). À droite, les invitations récentes et leur statut : Active (en attente d'utilisation), Utilisée ou Expirée. L'icône de copie permet de récupérer à nouveau le lien d'une invitation active.

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• Cliquez sur votre nom en bas du menu pour ouvrir Mon profil.
• Informations du compte : saisissez un nouveau mot de passe (ou laissez vide pour le garder), puis Enregistrer.
• Utilisation : le nombre de campagnes, participants, templates et certificats.
• Zone de danger : Supprimer mon compte efface définitivement toutes vos données (participants, certificats, campagnes, templates, configurations). Cette action est irréversible.

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• L'email porte le nom de l'organisation qui vous invite et un bouton pour accepter.
• Le lien est personnel, valable 7 jours et utilisable une seule fois.
• Vous n'avez rien à payer : vous utilisez les crédits de l'organisation qui vous invite.

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1. Ouvrez le lien. L'encadré en haut confirme le nom de l'organisation qui vous invite.
2. Remplissez prénom, nom, téléphone, email et mot de passe (8 caractères minimum).
3. Cochez l'acceptation de la politique de confidentialité et cliquez sur Rejoindre l'organisation.
4. Vous êtes connecté directement à l'espace de l'organisation. Les fois suivantes, utilisez la page Connexion habituelle.

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Ce qui change pour vous

• Le menu Organisation n'apparaît pas : le logo et les signataires sont gérés par l'administrateur.
• Dans la Galerie templates, vous voyez vos propres modèles, puis ceux que l'administrateur a partagés avec l'équipe (ceux-ci sont utilisables mais pas modifiables).
• Dans Campagnes et Certificats, vous ne voyez que ce que vous avez vous-même créé et envoyé.
• Vous partagez le solde de crédits de l'organisation, visible en bas du menu.
• Vous ne pouvez pas inviter d'autres membres.

Espace organisateur Agrandir

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• L'email vient de l'organisme qui vous a formé (son nom apparaît comme expéditeur).
• Ouvrez la pièce jointe PDF pour voir, imprimer ou enregistrer votre certificat.
• Le message peut contenir un lien de vérification : partagez-le avec un employeur ou une école.

Certificat PDF Agrandir

1. Ouvrez la page Connexion de e-Certif et cliquez sur Connectez-vous en tant que participant.
2. Saisissez l'adresse email à laquelle vos certificats ont été envoyés, puis cliquez sur Recevoir mon code.
3. Consultez votre boîte email : vous y trouvez un code de connexion.
4. Tapez ce code dans la page suivante et cliquez sur Valider et se connecter.

Espace participant Agrandir

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• Chaque ligne indique l'organisme, le type de certificat, son statut et sa date.
• Filtrez par organisation, par statut ou recherchez un mot, puis cliquez sur Filtrer.
• L'icône œil affiche le certificat ; Télécharger enregistre le PDF.
• Cochez plusieurs certificats puis cliquez sur Télécharger la sélection (ZIP) pour tout récupérer d'un coup dans un seul fichier compressé.

Espace participant Agrandir

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1. Scannez le QR code imprimé sur le certificat avec l'appareil photo d'un téléphone (ou ouvrez le lien de vérification reçu par email).
2. La page de vérification e-Certif s'ouvre et affiche Certificat vérifié, avec le nom du titulaire, l'organisation, l'intitulé, la date d'émission et le code.

Page de vérification Agrandir